APYMESPA presente en el taller de ‘Certificado electrónico para entidades’

Representantes de APYMESPA han asistido hoy al taller sobre el ‘Certificado Electrónico de Entidades’ celebrado en San Pedro Alcántara. Impartido por la Asociación Arrabal, esta formación es clave para que las ONG’s locales conozcan cómo ganar autonomía y seguridad en las relaciones con la Administración Pública.

El evento se enmarca dentro de los talleres formativos de la 2ª Edición de la Escuela de Asociaciones, una iniciativa impulsada por la delegación municipal de Participación Ciudadana y la Junta de Andalucía. En un ambiente cercano y práctico, responsables de las asociaciones compartieron estos conocimientos digitales.

La Administración Electrónica y las vías de identificación

Durante la sesión, aprendieron que la Ley 39/2015 exige a las asociaciones y otras personas jurídicas relacionarse obligatoriamente con las administraciones públicas a través de Internet. Para ello, existen distintas herramientas de identificación, aunque no todas son iguales ni tienen el mismo peso legal.

Se aclaró que el tradicional DNI electrónico resulta poco práctico en el día a día porque requiere comprar y configurar un lector externo. Por otro lado, la novedad del DNI en el móvil (Mi DNI) sirve únicamente para identificarse físicamente ante las autoridades o para viajar, pero carece de validez legal para realizar trámites online. Aunque sistemas como la Clave PIN o la Clave Permanente son útiles para accesos puntuales mediante un código QR o SMS, la única herramienta verdaderamente integral para una entidad es el Certificado Digital, ya que permite desde solicitar citas hasta descargar expedientes oficiales y firmar documentación legal.

Cómo tramitar paso a paso el Certificado Digital para asociaciones

Muchas entidades suelen externalizar este servicio en gestorías por la complejidad burocrática. Sin embargo, esta formación ha servido para ser totalmente autónomos en su solicitud a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

El proceso consta de los siguientes pasos fundamentales:

1. Configuración previa: Lo primero es preparar el ordenador mediante la descarga del software adecuado de la FNMT, dependiendo del sistema operativo (Windows, Mac, Linux).
2. Solicitud online: Introduciendo el NIF de la asociación y un correo electrónico, el sistema nos devuelve un código de solicitud que será indispensable para el siguiente paso.
3. Acreditación de identidad: Es la fase donde suele haber más problemas. El presidente o representante legal debe acudir presencialmente a la Agencia Tributaria u oficina habilitada. Debe presentar su DNI y un certificado de actualización de la junta directiva expedido por el registro de asociaciones de la Junta de Andalucía. Un detalle vital: este documento de la Junta de Andalucía tiene una validez estricta de 15 días. Por lo tanto, el gran consejo es pedir primero la cita en Hacienda y calcular los tiempos para solicitar la certificación a la Junta apenas unos días antes.
4. Pago de tasas: A diferencia del certificado de personas físicas que es gratuito, el certificado para entidades (personas jurídicas) tiene un coste de 14 euros.
5. Descarga: Tras el pago, el certificado se debe descargar y exportar exclusivamente desde el mismo ordenador donde se hizo la solicitud inicial.

Seguridad, custodia y renovaciones

Una vez instalado, es imprescindible realizar una copia de seguridad en un disco duro o pendrive. En cuanto a la seguridad, la ponente nos dio un truco excelente para evitar hackeos: utilizar contraseñas “locales” para proteger el certificado. Usar palabras muy nuestras, como “gazpachuelo” o “espeto”, seguidas o precedidas de números o símbolos, resulta mucho más seguro contra ciberataques internacionales que las contraseñas genéricas.

También se expuso la importancia de no depender necesariamente del correo electrónico de las gestorías para la configuración del email de contacto para el certificado. Si la gestoría recibe los avisos de renovación y luego cambiamos de asesores, podríamos perder las notificaciones clave. El certificado de representante de entidad tiene una validez de 2 años. Es crucial renovarlo por Internet antes de que venza el plazo, con un simple clic, ya que si caduca hay que empezar el engorroso proceso presencial desde cero. Además, en caso de cambio de presidente, pérdida, robo, o si olvidamos la contraseña, no existe la opción de recuperar la clave; hay que anular/revocar el certificado existente y pagar para solicitar uno nuevo.

Trámites diarios y la revolución de la Carpeta Ciudadana

Dominar el certificado permite como asociación presentar los impuestos en Hacienda (modelos 036, 303, 111, 190), dar altas y bajas en la Seguridad Social, solicitar y justificar minuciosamente subvenciones, y relacionarnos con el Ayuntamiento para espacios municipales, licencias o pagos de tasas. Toda la documentación PDF puede validarse fácilmente utilizando el programa gratuito ‘Autofirma’ asociado a nuestro certificado.

A título de curiosidad y de inmenso valor personal, se presentó la Carpeta Ciudadana, una web y aplicación móvil que, mediante el certificado digital, centraliza absolutamente todos nuestros datos frente a las administraciones. Desde ahí se puede consultar la vida laboral, los puntos de la DGT, el historial clínico, citas médicas, titulaciones académicas e incluso notificaciones de multas, todo desde un único lugar.

Obligaciones fiscales de las entidades

La formación concluyó abordando dudas recurrentes sobre la fiscalidad de las asociaciones sin ánimo de lucro. Se incidió de forma contundente en que, si una asociación presta un servicio, recibe un patrocinio, o ejecuta un proyecto subvencionado, es obligatorio emitir la factura correspondiente. Incluso en actividades exentas, hay que emitir facturas con IVA al 0% y darse de alta en los epígrafes pertinentes, declarando las cuentas periódicamente ante la Agencia Tributaria para evitar inspecciones y sanciones. Asimismo, las donaciones económicas también están sometidas a control y deben declararse, independientemente de que los montos sean pequeños, rompiendo el mito de que por debajo de los 3.000 euros no se necesita reportar nada.

Sin duda, este taller ha sido un paso adelante para el colectivo asociativo local, demostrando que con información clara, debemos operar de forma totalmente independiente, segura y profesional en el entorno digital.